平成２６年度第３回つつじが丘統一自治会役員会議事録

平成２６年６月８日

回覧　　　　　　　　　　　　　　　　　　つつじが丘統一自治会

・日時：平成２６年６月７日（土）１９：００～２１：１５

・場所：つつじが丘集会所

・出席者：２７名、情報管理担当者１名

・欠席者：なし

＜議事＞

１．統一自治会長挨拶

（１）役員会議時間について

　・前回（第２回役員会）は運営に時間を要した。定められた２１時には会議が終わるようにしたい。冒頭の各団体の説明に1時間半もの時間が掛かったので、各団体の説明を別日にする等、来年度以降の課題にしたい。

　・運営については、事務局長と議長が事前に打ち合わせをする。各専門部、単位自治会長の報告（戸数報告を含む）も１週間前を目途に資料（書面）にまとめ準備し、各担当トレーに入れる事をお願いしたい。各自前もって資料を検討のうえ、わからなければ、会議で発言をするようにしてほしい。

　・承認事項は会議前半に行い、役員会が２１時を３０分以上超える場合は、議長の判断のうえ、各単位自治会メンバーが全員いなくなることは避けてほしいが、用のある方は帰ってもいいようにしたい。残りの議事については統一自治会長の権限で進行する。

（２）建築計画書について

　・８丁目１１５番地の建築計画書（工期：５月２６日～９月２６日）の件・・・承認

（３）要望書の追加分について

　・要望書の締め切りは６月１６日。前回の役員会以降、追加提出は６件あり。次回の役員会で内容を連絡する。現時点で要望書の提出総数は１３件。

　・つつじが丘管内の舗装工事を要望したいので、歩道の凹凸や車乗り入れ用の鉄板でけがや事故をした等の情報があれば教えてほしい。

（４）６月２９日防災訓練についてのお知らせ

　・防災訓練は、「市総合防災訓練八木山小学校区」の安否確認訓練について（案）のレジュメに沿って実施する。

　・市主体の防災訓練は９時だが、統一自治会の「災害時要援護者安否確認訓練」は８時から行う。防災訓練当日は、防災情報スピーカーを８時に鳴らす（防災副が担当）ので、事前に回覧し会員に周知のこと。

　・防災副は事前に防災情報スピーカーの使用方法を確認のこと。

　・各単位自治会長は「災害時要援護者の避難（安否確認）支援計画表」＜別紙１＞を作成し、単位自治会長と民生委員で保管のこと。

　・個々の個票（民生委員より配布）を使用のうえ、３・４日前を目安に要援護者に連絡のこと。

　・＜別紙３＞で実施後の反省を行い７月の役員会議で提出をする。

２．第２回役員会議事録の確認・・・承認

・議事録の発言は、役員会議後に書記より配布される議事録を確認のうえ、修正は書記担当へ依頼のこと。

３．事務局長よりの連絡等

（１）上池クラブに依頼の件

　・盆踊りの準備の一環としてつつじが丘公園東広場周辺の樹木の選定と草刈を依頼する。

（２）防災訓練の件

　・わからないことは各担当民生委員に確認のこと。４・６丁目担当の民生委員の方は新任のため不明な点は、■■さんへ確認をお願いしたい。

（２）松が丘＆つつじが丘懇親会について

　・５月１８日（日）の懇親会実施の件。出席者：つつじが丘１１名/２６名中、松が丘９名/１５名中。

（３）会議時間の厳守について

（４）役員会資料の１週間前に各担当トレーに資料配布のお願い

（５）回覧承認の件

　・工事のお知らせ・・・承認

　・エアロビクス会員募集・・・承認

　・コンサート「歓び」Vol．４２／福祉講演会・・・承認

　・６月２９日防災訓練についてのお知らせ・・・承認

　・ささえあいの家通信（６月）・・・承認

　・ちびっこクラブ七夕会のお知らせ・・・承認

　・会議延長について・・・承認

　・文化祭出場者募集・・・承認

・生活支援ボランティア募集のお知らせについてのお詫び・・・未承認（役員用資料没収）

（６）総会及び役員会議、他検討すべき事項

　・番号１～６は特に今年度役員の最終優先事項として検討したい。

　・７番以降は役員会で出された事項。内容を確認し、次回役員会以降意見があれば発表してほしい。

（７）夏祭り大人神輿の参加のお願い

　・去年までの実績は４・８丁目。６月２０日までに、まちづくり協議会担当まで報告のこと。

　・子供会神輿のルートについては、各単位自治会より昨年同様との連絡を受けたので、そのとおり警察へ提出をする。

・神輿ルートは昨年どおりにて・・・承認

４．各専門部門

（１）環境

　①側溝清掃ごみについて（案）

　・側溝清掃ごみは、市民清掃は「平成２６年市民清掃ごみ集積場所」に集積する。

　・それ以外の日については、各単位自治会長が取りまとめのうえ、道路課に確認してほしい。確認方法はＦＡＸ等が望ましいがお任せする。

　・できる限り市民清掃にあわせて出すことをお願いしたい。

　・ゴミ出しはポリ袋（市指定のものがいい）を使用のこと。段ボール等は後処理が大変。

　・上記については、道路課と水と緑推進課に確認済み。

　・「側溝清掃ごみについて」の回覧・・・承認

　②家庭の緑ごみについて

　・袋の上部は閉じないこと。

　③公園清掃とそのごみ回収について

　④平成２６年夏期市民清掃のお知らせ

　・昨年の変更点・・・本年度は「大安寺川清掃」に八木山校区は参加しない。

　・「平成２６年夏期市民清掃のお知らせ」の回覧・・・承認

　・清掃分担（区域・人員）は、各自治会よりメンバー表が提出されしだい再編し、環境担当から各担当トレーに配布する

　・大安寺側清掃が本年度はないが、清掃分担サイクルを守るため今年度も清掃があるものとして人員配置をお願いした。

　・上池・新池・中山道付近清掃担当の単位自治会長へ、清掃場所の資料（写真添付）を配布したので確認してほしい。

　・市民清掃用のゴミ袋は、５月中旬に市より各単位自治会長へ配布済み。

　・草刈機が１５台あるが、使用に危険が伴うため使用は避けたい。石亀神社周辺の草が多いが、新たに剪定バサミを購入し対応することを検討したい。

　・単位自治会で当日草刈機を使用したい場合は、１週間前を目途に環境副へ連絡のこと。

　・市民清掃ゴミ収集場の連絡未了の単位自治会長は、速やかに連絡をお願いしたい。

　⑤草刈のリストについて

　・葉書は空地の地主に送付し、現在半分程度の方の返信があった。

　⑥電動草刈機について

　・前回意見があった電動草刈機は調べたところ、バッテリーの使用時間も問題ない、雨天でも使用ができる。またエンジンよりも始動が楽で、始動時の事故も防げる。５万円程度でフルセットが購入できるが、自治会にエンジン式が１５台あるのでそれを使ってほしい。エンジン式が古くなり更新時に電動を検討する。

（２）文体

　・盆踊り大会に向けて、電気工事業者への依頼、公園の使用許可、綿菓子・かき氷の器材の手配等をすすめている。

　・平成２６年盆踊り大会（案内状・挨拶状）提出先について・・・承認

　・「盆踊り練習会、やぐら組み立て・撤去ボランティア募集のご案内」の回覧・・・承認

　・昨年に倣って、盆踊り大会当日の役割分担を行った。事前準備は文体担当が中心に行う。

　・各自治会役員には盆踊りの練習会、やぐら組立、大会当日朝の準備、大会当日夕、やぐら撤収の協力をお願いしたい。

　・各単位自治会２名、盆踊り開催日の交通整理担当者の連絡と、盆踊り大会プログラム作成のため、各単位自治会が実施する催しものの報告を、６月２８日（土）までに文体正担当トレーに提出のこと。

（３）広報

　・特になし

（４）福祉

　・福祉委員が２つに分かれていること等もあり、活動の途中経過報告と会員の意見を収集のため、班長会に２名で参加する場合があるのでよろしくお願いしたい。

　・各福祉委員が高齢者の方々の名簿を保管しています。介護や緊急時対応などで、必要な時は連絡して下さい。

５．各内政・外郭部門より

（１）総務

　・南側の玄関の鍵が掛かりにくい場合があるので、注意してほしい。

　・集会所の予約は、予約が重なった場合のみ連絡をしている。

・もし簡単であるなら、定期外の予約があった時についてもホームページの集会場利用予約表に反映して欲しい。

　・先日、集会所の使用が二つのグループで重なった。福祉委員会は会議室だけでなく、「ホール｣も使用していると聞きました。確認の上、ホームページの集会場利用予約表を更新して欲しい。

（２）体育振興

　・上池公園でラジオ体操をしている団体から、ラジオ体操の指導を受けたいとの相談があった。今後の役員会で対応を報告する。　

（３）会計

　・特になし

（４）青少年育成

　・７月５日（土）の役員会に於いて、中学生が地域とのコミュニケーションにより地域との絆を深めるため、要望の発表や意見交換に来ますので対応をお願いします。

・運営時間の問題があり、今年はすでに案内状を送付済みのため変更はできないが、来年度以降は役員会を３０分早め実施ことを検討する等の申し送りを行う。

・中学生の意見書が事前に提出してもらえるかを確認する。提出可能であれば１週間前を目途に各担当トレーに配布する。

・平成２６年度各務原市「少年の主張」発表会の案内があり。招待状を受け取られた方で、参加していただける方は、参加者の集計のため招待状を持参して下さい。

（５）まちづくり協議会

　・特になし

（６）書記

　・特になし

（７）ふれあいセンター管理

　・テーブル４台、マガジンラック１台が５月１７日に納入された。

　・南側駐車場にある切り株の撤去と、給湯器が老朽化（使用中に停止することがある）のため取り換えを市へ要望した。

　・先日、管理運営委員を募ったが応募がなかったため、細則第２条（構成）に従い管理運営員会（２１名）を立ち上げた。６月２２日（日）９：００～第１回管理運営委員会を開催する。第２回は１１月予定。

・７月１３日（日）と１１月にＡＥＤの講習会を委員中心に実施予定。

（８）情報担当

　・班長・会長マニュアルをホームページで閲覧できるようにしました。又、イベントの写真も掲載していますので運営の参考に活用ください。

６．各単位自治会より

（１）単位自治会からの意見・報告等（統一自治会長が取りまとめて報告）

①１丁目

・役員会延長について

　⇒２１時を超える場合、用がある方は帰ってもいいこととする。

・警察に様々な防犯グッズがあり使用することを検討してほしい　

　⇒防災担当より確認し、対応を検討のこと。

・市からの報酬が少ないのではないか

＜報酬の例＞

　・都市公園管理委託・・・昨年２８３，５８０円

　・自治会振興交付金　均等割り　　　　４０，０００円×８自治体

世帯割り　　　　９００円×世帯数

防犯灯基数割り　７５０円×３０５基

　・広報紙手数料　１，０００円×世帯数

　・自治員報酬　　　　均等割り　　　　２５，０００円×８自治体

世帯割り　　　　４４０円×世帯数

＜平成２３年から廃止された報酬金＞

　・美しいまちづくり推進事業奨励金　１８０円×世帯数

　・分別収集協力報奨金　３００円×世帯数

※ 規約には報酬や金額の記載はない

　・盗難の事例について

　　逐次検討し参考例を回覧する

②４丁目

・地域防災訓練の持ち物について

　⇒スリッパと外靴を入れる袋を持参。

・班長会で班長全員が公園清掃中止に賛成した。

　⇒公園清掃を行わないことは賛成しない。

　　コミュニケーションの場である。

（２）５月末時点の戸数報告

　１丁目：１２５戸

　２丁目：１６０戸

　３丁目：１２７戸

　４丁目：１４７戸

　５丁目：１３４戸

　６丁目：１０６戸

　７丁目：１０６戸

　８丁目：１６６戸

７．その他

・次回役員会等

　６月２８日（土）１９：００～　第２回事務局会議

　７月　５日（土）１９：００～　第４回役員会議

　以　上