平成２６年度第２回つつじが丘統一自治会役員会議事録

平成２６年５月６日

回覧　　　　　　　　　　　　　　　　　　つつじが丘統一自治会

・日時：平成２６年５月３日（土）１９：００～２３：００

・場所：つつじが丘集会所

・出席者：２７名、情報管理担当者１名

・欠席者：なし

＜議事＞

１．統一自治会長挨拶

２．助成（認可）団体代表紹介

・つつじが丘シニアクラブ　　　　　　会　　長：■■

・つつじが丘女性会　　　　　　　　　会　　長：■■

・八木山校区子供会　　　　　　　　　会　　長：■■

・ちびっこクラブ　　　　　　　　　　代　　表：■■

・いこいのつつじ　　　　　　　　　　代　　表：■■

・上池クラブ　　　　　　　　　　　　代　　表：■■

・近隣ケアグループ（１～８丁目）　　代　　表：■■

・八木山まちづくり協議会　　　　　　事務局長：■■

・つつじが丘ふれあいクラブ　　　　　代　　表：■■

・民生委員紹介　　　　　　　　　　　全　　員：４名

３．市の防災安全課（旧危機管理室）より防災関係の話

（１）自主防災組織の編成について

　①自主防災とは

　②提出書類・・・平成２６年度自主防災組織編成表（様式Ａ）

　・自治会で独自に作成している場合は、自治会の様式で報告

　・自主防災組織編成表とは別に、自主防災組織の規約、防災計画、活動計画等を作成した場合はあわせて提出

　③提出方法

　・提出期限：平成２６年５月３０日（金）

　・提出窓口：各務原市役所企画総務部防災安全課、各市民サービスセンター窓口へ提出、もしくは、ＦＡＸ、郵送のいずれかの方法により提出

（２）平成２６年度地域防災訓練の開催について

　①地域防災訓練

　・例年６月頃に「自主防災組織リーダー講習会」を開催し、８月に市内一斉の「各務原市総合防災訓練」を開催していたが、今年度より６月に「地域防災訓練」を、１０月に「各務原市総合防災訓練」を実施する

　②日時

　・平成２６年６月２９日（日）　午前９：００～１１：００（雨天決行）

　　　　　　　　　　　　　　　　受付開始　午前８：３０～

　③会場

　・八木山小学校

※ 駐車場を２０台程度確保したが、極力徒歩、自転車での参加をお願いしたい

　④参加者

　・自治会、現地連絡所員（市職員）、消防職員、消防団員、学校教職員

　⑤訓練予定内容

　・災害時の市の体制について

　・実技（炊き出し訓練、消火器消火訓練、煙体験、搬送訓練、ＡＥＤを利用した応急手当訓練、救援物資配布訓練）

　⑥参加報告について

　・１単位自治会あたり、自治会、自治会役員等１０名をめどに「地域防災訓練参加予定者数報告書（様式Ｃ）」にて参加者を報告

　・提出期限：平成２６年５月３０日（金）

（３）自主防災訓練の実施について

　①自主防災訓練とは

　・市内自治体の約半数が実施

　②提出書類

　・平成２６年度自主防災訓練実施計画書（様式Ｄ）

　・提出は訓練実施日の一か月前をめどに管轄の消防署に提出（手引Ｐ２０～３２参照）

　・つつじが丘統一自治会は、１１月２日（日）に実施予定

（４）自治会防災マップ・避難路マップの作成等について

　①自治会防災マップ・避難路マップとは

　②マップの作成、修正要領について

　・配布した自治会防災マップ・避難路マップをもとに、記載内容を確認する

　・記載内容に変更がある場合はマップに朱書きで修正うえ、７月末までに防災安全課に提出

　③マップの回覧等について

　・自治会防災マップ・避難路マップは、秋頃（１０月～１１月）自治会回覧用に配布の予定

（５）災害時要援護者対策について

　①災害時要援護者台帳について

　・自治会長は台帳の引継を確実に

　②災害時要援護者台帳の異動について

　・災害時要援護者台帳に異動があった場合は、月に一度、市広報誌と同時に個票の通知をするので異動処理を行う

　・既に登録のある方には図面に青マルがあるので転出は消し、転入はマルを付す

　③防災無線について（単位自治会長宅に設置）

　・４月１日号の広報紙（設置マニュアル）を参照

　・４月１日～４月１４日に試験放送を実施、毎月２８日午後７時に市より放送があり

（６）女性防火クラブ会員の募集について（お願い）

　①募集について

・一般家庭からの火災「ゼロ」、地域の防火・防災意識を女性の力で高めるために、自治会組織でご加入をお願いしたい

②募集方法

・募集チラシ及び申込書を回覧等し、新規加入者または脱退者記入をする

※ クラブの主旨を理解できる男性も歓迎

　・継続して加入の方は、自動継続されるので申込書への記載は不要

　・会費なし（防火クラブ入会記念品等もなし）

　③提出方法

　・名簿（申込書）の提出は、消防本部予防課（女性防火クラブ事務局）、消防署、消防分署、消防出張所への直接提出か、ＦＡＸもしくはメールにて提出する

　・提出期限は５月末日。それ以降でも都度申込は可

４．地域福祉委員・公募による応募された福祉委員の紹介

・公募による地域福祉委員８名・・・承認　

５．統一自治会長より報告

・４月は市長へ挨拶等、顔づくりのため市内の挨拶まわりを実施

・単位自治会の諸問題は、基本的に単位自治会長に対応をお願いしたい

６．第３９回定例総会議事録の確認（平成２５年役員承認済）・・・承認

７．第１回役員会議事録の確認・・・承認

８．各専門部門より

（１）環境

　①市民清掃について

　・今年度の夏の市民清掃では、大安寺川の清掃が実施されない可能性があり（現段階で未決定）

・実施されない決定がなされた場合は、速やかに連絡のうえ人員の再編成を行う

　・単位自治会長に市民清掃のゴミ収集場の確認をお願いしたい

　・草刈の講習の必要があれば対応は可

　②空地調査結果を５月１０日までに連絡

（２）防災

　①防災備品点検のお願い

　・点検方法：「付表１単位自治会で保管するもの」に基づき確認をお願いしたい

　・期限：平成２６年７月５日（土）役員会に防災担当正に提出

　②消防設備点検のお願い

　・点検方法：資料添付の点検表に「良」「否」を記入

　・配置場所：添付の「つつじが丘消防設備図」「つつじが丘自治会防災マップ」を参照

　・期限：平成２６年７月５日（土）役員会に防災担当正に提出

　③防犯灯の修理等について

　・例年同様、防犯灯の修理業務等を「技術と情報舎（代表　■■）」に依頼する

・・・承認

　・上記業者より防犯灯等のＬＥＤ化の協議を実施予定

　④お願い事項

　・「自主防災組織編成表（様式Ａ）」

・・・５月３０日までに市へ提出（報告書写しを防災正へ提出）

　・「新自治会長報告と世帯数など」の報告について・・・再度防災担当にて内容確認

　・「自主防災組織講習会」の参加依頼・・・報告書写しを防災正へ提出

　・「地域防災訓練参加」依頼

・・・５月３０日までに市へ提出（報告書写しを防災正へ提出）

　⑤消防団募集について

　・西町消防署より消防団入団の依頼があり（任期１年でも可、活動は月２回程度）

　・班長会で連絡をお願いしたい

（３）文体：盆踊り大会

　①盆踊り実施案について

a.実施日時：７月２６日（土）午後７：００～９：３０

　雨天の場合は２７日（日）

　 b.場所：つつじが丘中央公園

　 c.当日の催し

・盆踊り

　　・夜店（各単位自治会主催）

　　・かき氷の提供

　　・缶ビールの提供

　　・ペットボトルジュースの提供

　　・ポップコーン、綿菓子の提供

　 d.盆踊りの練習会　７月１９日（土）午後２：００～４：００

　 e.櫓の組立　７月１９日（日）午前７：００～

　 f.櫓の片付け　７月２７日（日）午前７：００～

　 g.予算：予算総額６５０千円

　 h.電気配線業者：「技術と情報舎（代表 ■■）」

　②今年度の実施内容について

　・上記①案にて承認

　・単位自治会の催しは６月役員会にて概要を報告する

　・統一自治会の当日役割分担は例年に習って実施

（４）広報：タイムズつつじが丘

　・タイムズつつじが丘の原案について・・・承認

　・広報紙について今年度よりカラー刷り、年３回発行・・・承認

９．内政・外郭部門より

（１）総務

　①ファイルを準備したので配布する、追加で必要な場合は請求可

　②集会所の管理運営についての意見

　・集会所の利用時に電気の消し忘れがあり、使用者の入退室の記録や、退室時の注意喚起のポップ掲載等の対応を検討していく

（２）体育指導

　・特になし

（３）会計

　・特になし

（４）青少年育成

　・中学生の自治会役員会参加の実施依頼について

　・日時：平成２６年７月５日（土）午後７：００～（７月の定例役員会）

　・場所：つつじが丘集会所

（５）まちづくり協議会

　・夏まつり、子供会の神輿に自治会の協力要請があり協力をお願いしたい

（６）書記

　・特になし

（７）情報担当

　・特になし

（８）ふれあいセンター担当：

①備品購入についての承認願い・・・承認

　・会議用テーブル４台（内２台は破損のための買い替え）約１９０千円

　・パンフレット・スタンド　約１０千円

　・合計２０３，４４０円

②ふれあいセンター管理委員会委員の公募　

　・全戸回覧文書：締切５月２５日・・・　承認　

１０．各自治会長より

（１）４月末時点の戸数報告

　１丁目：１２５戸

　２丁目：１６０戸

　３丁目：１２７戸

　４丁目：１４７戸

　５丁目：１３３戸

　６丁目：１０６戸

　７丁目：１０６戸

　８丁目：１６５戸

（２）その他

　１丁目）

　　・民生委員、児童委員の推薦書の署名基準について

　　・高齢化のため、公園清掃を市にお願いすることを検討してほしい

　　・回覧物が多いので、〆日を決めて回覧することを検討してほしい

　　・認可団体の数が多く、説明が理解しづらいので各団体の資料を準備してほしい

　２丁目）

　　・体調管理のため夏季の清掃を３０分早める等検討してほしい

　　・側溝の砂利をすくうのにスコップを統一自治会で準備してほしい

　３丁目）

　　・ゴミステーションのネットを２重にすると効果的

　　・高齢化のため清掃を市に依頼したい

　　・空巣、盗難が多発しているので防犯カメラの設置を検討してほしい

　４丁目）

・特になし

　５丁目）

・特になし

　６丁目）

　　・４月退去者との連絡が不能（拒否されている）状態にあり、５月及び６月分の自治会費が返金できていない。徴収済み自治会費の取扱い（返納等）を統一自治会で決定されたい（以前、退去者より規約に従って処理して下さいとの言葉があった）

　　・市補助金を利用して電動草刈機等の購入を計画したいが、補助は購入額の半額であり、残り半分を単一自治会で負担するのが財政的に厳しく、補助金制度の積極的な利用できない。統一自治会で負担額の半分を補助する規約等の新設を要求する

　　・西公園掲示版の撤去については統一自治会として特に異議、意見等なく、単一自治会の決定を市に報告する

　　・ごみステーション移設に関し、空き地所有者への同意確認等は当該の自治会で行うもので、統一自治会は関与しないとする旨を了解する

　７丁目）

・特になし

　８丁目）

　　・高齢化のため市民清掃や側溝の清掃等を市に依頼したい

※ 上記単位自治会長の報告について

＜清掃について＞

・体調上市民清掃の参加が難しい方が、欠席判断に苦慮しないように、体調を優先してほしい旨の回覧を行う対応を検討していく。

　＜草刈機について＞

　　・統一自治会保有の草刈機があり、基本的には自治会保有の草刈機の利用を勧める

・電動草刈機の購入については、バッテリー含めた費用を勘案のうえ再考

１１．公募による応募された福祉委員・・・承認

１２．事務局長より

・平成２６年度統一自治会役員と福祉委員の名簿の回覧・・・承認

・認可団体への助成金の件・・・承認

・福祉委員会・つつじが丘女性会回覧・・・承認

・ちびっこクラブ回覧・・・承認

・集会所内のつつじが丘マップの更新について（各自治会長へお願い）

　　　⇒　次回の役員会で検討

・空巣連続発生について回覧・・・承認

・ホタルの会より　５月４日集会場の机、椅子の借用依頼・・・承認

　・ささえあいの家通信回覧・・・承認

　・コンサート「歓び」回覧・・・承認

　・平成２５年度「要望書」について回覧・・・承認

　・第３９回定例総会時の提案・意見について回覧・・・承認

１３．その他

（１）回覧等配布資料　

　①第３９回定例総会議事録

　②第１回役員会議事録

　③回覧等・他

（２）次回第３回役員会議・・・６月７日（土）　１９：００～

（３）次回第２回事務局会議・・・６月２８日（土）　１９：００～

　以　上