平成２６年４月７日
回覧 つつじが丘統一自治会
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１．事務局長より
・開会にあたり本日の議事進行等について説明。
２．統一自治会長挨拶
・この一年間皆さんと頑張っていきたい。
３．自己紹介 ～昼食～
・１丁目より順に自己紹介を行う。
４．インターネット利用に関する説明
・情報管理担当より「自治会の資料の共有について」「ＵＳＢメモリーについて」「ホームページについて」等の説明。
５．議事
（１）役員委員会の設立について（規約全集Ｐ１５）
役員選考委員会
・「統一自治会役員選出に関するつつじが丘統一自治会規約附則」に準じて行うことを承認。
（２）環境保全委員会の設立について（規約全集Ｐ１８）
・「つつじが丘地区住環境保全基準」第７条に準じて行うことを承認。
（３）議事録の回覧方法について
・昨年どおりの手順にて作成、校正、承認後、回覧することを承認。
（４）配布資料の説明
・配布資料の確認及び訂正。
・毎月の役員会議及び事務局会議の資料は、集会所事務室の各担当トレーに配布。
会議開催１週間前には用意されるので各々持ち帰ったうえ、検討し当日持参。
・配布資料のコピーは、２枚以上は裏表に印刷。
・資料配布について、経費削減・効率化のため、メールを有効活用したい。
・次回役員会で、総務担当より整理用ファイルを配布予定（３４冊を準備）。
途中整理用ファイルが不足した場合は、総務へ連絡し購入してもらう。
（５）承認事項
① 「平成２６年度 役員名簿」回覧の件
・名簿の氏名修正後、回覧することを承認。
・福祉委員の名簿については、５月３日役員会で承認後回覧とする。
② 認可団体の助成申請についての件
・現在の９団体を確認。５月の役員会で活動報告と助成金の承認事項あり。
③ 本年度版「入会のご案内」について
・新入会員に対し「入会のご案内」「規約全集」に加えて、今年度より自治会の活動内容を理解のために「総会資料（つつじが丘統一自治会定例総会開催のご案内）」を渡すことを了承。また３０周年記念誌が残っていれば同時に配布する。
（６）会議日程
役員会 ：毎月第一土曜日 午後７時より集会所にて
事務局会議 ：最終土曜日（必要に応じて開催） 午後７時より集会所にて
・当番は会議開始３０分前に準備
６．連絡事項、その他
（１）第一回事務局会議：４月２６日（土） 午後７時より集会所にて
＊総会決定事項の確認、その他議題
（２）第二回役員会 ：５月 ３日（土） 午後７時より集会所にて
＊各種団体の役員の紹介、その他議題 （各種団体の代表者へ出席要請を行う）
（３）会計担当より
・自治会費は４期（４月、７月、１０月、１月）に分納。期初の事務局会議で納付。
※７月は事務局会議がないため、８月の役員会にて提出。
（４）環境担当より
① 平成２６年度ゴミステーションの清掃用備品関係標準取り扱い
・領収書の宛名は「つつじが丘統一自治会」とする。
・単位自治会の清掃方法及び当番の方法は、各単位自治会の取り決めによる。
② 平成２６年度つつじが丘公共施設等の清掃関係
・平成２６年度 集会所の清掃基本事項について。
・平成２６年度
町名碑
・
石亀神社前ベンチ周辺
の整備清掃ついて。
③ 「空地の草刈」対策の実施方法と当面のスケジュール
・「空地の草刈」処理の方法、処理の実施時期。
・「地主への連絡（「空地の草刈」処理の実施依頼）」までの作業分担。
④ 空地・空家調査のお願い
・地主へ「空地の草刈」を依頼するため、第２回役員会に調査結果を提出。
⑤ 市民清掃区域・人員分担表について
⑥ 平成２６年度「夏期市民清掃」つつじが丘統一自治会清掃分担（区域・人員）
実施日時 夏期：平成２６年７月６日（日） ６：３０～８：００
大安寺清掃は平成２６年度より担当外となった
・各区域の担当自治会と人員を確認。
⑦ 公園清掃とそのごみ回収について
・各単位自治会長は当日１５時までに公園清掃担当へ連絡。
（５）福祉委員より
・「シルバータイムを楽しもう」「生活支援ボランティア募集のお知らせ」について説明。
「シルバータイムを楽しもう」の回覧「生活ボランティア募集のお知らせ」の配布を承認。
（６）事務局長より
① 緊急連絡網について （例）市民清掃中止などの連絡
・統一自治会長 １丁目自治会長 → 順送り → ４丁目 → 統一自治会長
８丁目自治会長 → 順送り → ５丁目 → 統一自治会長
② 建築計画書について
・各自治会長は、新築、増改築を行う会員に対し、建築計画書を提出してもらう。詳細は「規約等全集」を参照。
③ 市への「要望書」について
・各班長会議または住民から出された意見をまとめ、別紙「要望書」に記載し、統一自治会長へ提出する。提出された「要望書」は直近の役員会議で承認のうえ市へ提出。例外的に提出された後で事後報告となることもあり。
④ 各自治会にてご不幸があった場合は統一自治会へ報告
⑤ 回覧物について
・自治会関係のものは、役員会で承認を得た後回覧。
緊急回覧に対しては、統一自治会、副会長、事務局長の承認を得たものについては、回覧可。直近の役員会議で事後報告をする。
・市、警察、学校、消防署、その他、各自治会長あてに来る回覧は、承認は要しない。
・各自治会単独の回覧は、各自治会長の判断により可。
⑥ ５月１８日（日）に松が丘連合自治会との懇親会を開催
・今年度はつつじが丘主催で、集会所で実施。
⑦ 福祉委員の班長会出席依頼
・公募選出の福祉委員が班長会に出席することを承認。
⑧ 役員会で世帯数の報告
・自治会長は毎月の役員会で各単位自治会の戸数を報告。
（７）今後の検討事項
① 自治会長保管の防災無線管理費用について
・電気代（年間１千円程度）、電池代について統一自治会の負担を検討してほしい。
② 自治会手当等の明記について
・予算に自治会長他、各世帯の手当てについて、規約に記載がないため書面化し明確にすることを検討してほしい。
③ 自治会資料の保管期間の明確化について
・３年もしくは５年等、自治会資料の保管期間を明確にすることを検討してほしい。
以 上