平成25年度第１回つつじが丘統一自治会役員会議事録 　・日時；平成25年４月７日（日）11:10〜14：30 　・場所；つつじが丘ふれあいセンター 　・出席者；２７名（前福祉委員長含む）、情報管理担当者1名 　・欠席者；　１名

　　　　　[　食　事　休　憩　]

５．議事

　(１)　役員選考委員会の設立について

　　　規約全集（15ページ）「統一自治会役員の選出に関するつつじが丘統一自治会

規約附則」に準じて行うことを承認。

　(２)　環境保全委員会の設立について

　　　規約全集（18ページ）「つつじが丘地区住環境保全基準」第７条に準じて行う

ことを承認。

　(３)　議事録の回覧方法について

　　　前年どおりの手順にて作成、校正、承認し、回覧することを承認。

　(４)　配布資料の説明

　　　�@　役員会配布資料

　　　　・配布資料の確認及び訂正

　　　�A　事務局長より

　　　　・毎月の役員会議及び事務局会議の資料は、集会所の事務室に各人のトレーを設け、そこに配布。会議開催１週間前には必ず用意されているので各人それぞれ持ち帰り検討し、当日持参する。各戸への配布はしない。

　　　　　なお専門部及びその他の資料については当日配布も可。

　　　　・資料配布等についての経費削減のため、メールを有効利用したいので

メールアドレスのある方はご協力ください。

（１）

　　　　・配布資料のコピーは、２枚以上は裏表に印刷する。

　　　　・行政及び各種団体からの回覧依頼については、単位自治会長の判断に委ねる。

　　　�B　第一回役員会連絡事項及び配布資料

　　　　・会計・・前年度からの引き継ぎはいつまでか？

担当者　引き継ぎは終了

　　　　・総務・・ファイルの手配の件

　　　　　　　　　会計４冊、福祉３冊、総務３冊、その他２４冊　合計３４冊

　　　　　　　　　担当者　了承

　　　　　　　・・役員会及び事務局会議日の予約（集会所）

　　　　　　　　　担当者　了承

　　　　　　　・・25年度会議議事録など資料のファイルの整理　

　　　　　　　　　担当者　了承

　　　　　　　・・集会所の事務用品の補充（特にコピー用紙とインク等）

　　　　　　　　　担当者　了承

　　　　　　　・・会議、行事等に使用するネームプレートの購入、作成（30個）

　　　　　　　　　全員了承

　　　　　　　・・「入会のご案内」のストックの確認（最低5冊を常備する）

　　　　　　　　　残り５冊になったら注意書があるので事務局長に連絡のこと

　　　　・単位自治会長・・「緊急連絡カード」再作成の件

　　　　　　　　　　　　　特に新会員については確実に作成をお願いする。

　　　　　　　　　　　・・「建築計画書」の件

　　　　・防災・・防災管理者の講習の件

　　　　　　　　　担当者　市の「自主防災組織講習会」は5月上旬に開催予定、

　　　　　　　　　　　　　参加者予定者は随時内定中。

　　　　・書記・・総会議事録の入手はいつか確認。5月役員会にて検討。回覧。

　　　　　　　　　担当者　了承

　　　�C　第一回役員会レジメ

　　　�D　平成25年度認可団体紹介のご案内

　　　　・認可団体は現在9団体で5月の役員会で団体役員の紹介

　　　�E　今年度予定表（案）

　　　　・平成25年度統一自治会会議・行事予定の発表

　　　　　訂正後了承

　　　�F　平成25年度集会所利用日程について

　　　　　訂正後了承

　　　�G　鍵保管者一覧

　　　　・集会所玄関、集会所倉庫、環境倉庫の鍵の保管者一覧表を了承。

　　　　　鍵の保管、貸し出しは責任をもって行う。

　　　�H　各種配布資料印刷枚数

　　　　・1丁目世帯数130を128に、3丁目世帯数131を132に訂正後了承

　　　�I　平成25年度役員会及び事務局会議における席次について

　　　　　一部訂正後了承

（２）

　　　�J　平成25年度統一自治会役員名簿

　　　　　福祉委員長、副委員長決定後に回覧する事を了承

　　　�K　本年度版「入会のご案内」について

　　　　・事務局長が製作し、集会所事務所及び単位自治会長が保管。入会者への

配布は班長が担当するのが望ましい。

　　　�L　「緊急連絡カード」について

　　　　・取りまとめは単位自治会長の担当。（会員の記入、提出は強制ではない。）

　　　�M　「建築計画書」の取り扱いについて

　　　　・取りまとめは単位自治会長の担当。

　　　�N　役員会議等座席準備当番表

　　　　・役員会議および事務局会議の座席準備当番表（25年度）について

　　　　　一部訂正後了承

(５)　承認事項

　　　�@　「平成25年度役員名簿」回覧の件

　　　　　未確定の福祉委員会役員の決定の後、回覧することが承認

　　　�A　認可団体の助成金申請について

　　　　　前年どおり承認

　　　�B　本年度「入会のご案内」について

　　　　　前年どおりの手順で承認

　　その他１．情報管理担当者の役員会、事務局会議出席のいずれかに出席する件

　　　　　　　承認

　その他２．「女性会会員募集（25年度）」および「つつじが丘ちびっこクラブの

ご案内」のチラシ回覧の件

　　　　　　　承認

　　その他３．統一自治会が推薦する福祉委員について

・規約の「公募あるいは役員会が推薦する者若干名」については、内諾を

得ている3名を推薦することを承認。

・また公募に関しては回覧で希望者を募る。

(６)　会議日程

　　役員会　　　：毎月第一土曜日　午後7時より集会所にて

　　事務局会議　：毎月最終土曜日　午後7時より集会所にて

6．連絡事項、その他

（１）第一回事務局会議：4月27日（土）午後7時より集会所にて

　　　　＊総会決定事項の確認。その他議題。

（２）第二回役員会　　：5月4日（土）午後7時より集会所にて

　　　　＊各種団体の役員の紹介。

　　　　　行政から危機管理者来訪予定。

その他議題

（各種団体の代表者へ出席要請を行う）

　　　　　　

（３）

（３）防災担当者より

　　＊防犯灯管理のお願い

　　　・防犯灯修繕手順について

　　　・防犯灯の変更について

　　　　上記２項について依頼者は該当現場の班長、防災担当者、単位自治会長の

いずれかに連絡し、処理する。

　　　・単位自治会防災担当者一覧、防犯灯修理業者依頼報告書　配布

　　　・防災関連行事日程についての説明（詳細は随時連絡）

　　＊お願い事項

　　　　会長宛の市、外郭団体等からの防災に関わる案内や報告依頼については

　　　　必ず防災担当者にもコピー等で連絡をお願いしたい。

（４）環境担当者より

　�@ 平成２５年度ゴミステーションの清掃用備品関係取り扱い

　　・対象備品・消耗品（ゴミ袋、ほうき、ジョウロ、塵取り、カラスネット、その他清掃道具など）の管理・購入については単位自治会長及び単位自治会が担当し、購入の場合は領収書の宛名を「つつじが丘統一自治会」とし、一時立て替えとする。（なお購入物品が清掃備品であることが判明できるように

配慮されたい。）

　　　・単位自治会の清掃方法及び当番の方法は、各単位自治会の取り決めによる。

　　�A 平成２５年度つつじが丘公共施設等の清掃関係

      ・平成25年度集会所の清掃

　　　　　集会所の清掃の基本事項について

　　　　　平成２５年度集会所清掃の月別担当自治会について

　　　・平成２５年度町名碑・石亀神社前ベンチ周辺の整備清掃

　　　　　町名碑他周辺整備清掃の基本事項について

　　　　　平成２５年度町名碑他周辺清掃の月別担当自治会について

　　�B 「空地の草刈」対策の実施方法と当面のスケジュール

　　　・「空地の草刈」処理の方法

　　　　　造園業者（各務原造園�梶jに依頼する場合について

　　　　　自主処理する場合について

　　　・「空地の草刈」処理の実施時期

　　　　　夏期は７月中旬、秋期は１１月中旬までに完了

　　　・「空地の草刈」対策の実施方法と当面のスケジュール

　　　　　空地の現況についての調査を４月中に単位自治会長に依頼、

　　　　　以下完了までの手順の説明

　　　・「地主への連絡（「空地の草刈」処理の実施依頼）」までの作業分担

　　　　「空地の現況」の調査・結果整理（「空地の現況リスト」の作成）

　　　　 造園業者（各務原造園�梶jとの連絡・交渉・契約

         地主への連絡に必要な書類などの作成・手配

（４）

　　�C 空地・空家調査のお願い（草刈実施のため）

　　　・調査結果を４種類に区別して地図に記入する。

　　　・地主へ「空地の草刈」を依頼するため、第２回役員会に調査結果を提出。

�D  市民清掃区域・人員分担表

・清掃区域は例年どおり大安寺川、中仙道交差点付近〜町名碑石亀神社前

ベンチ付近、新池西側近辺の道路際、上池周辺の遊歩道です。担当は

各単位自治会の順送りです。

�E  平成２５年度「夏期市民清掃」つつじが丘統一自治会清掃分担（区域・人員）

・実施日時（予定）

夏期：７月７日（日）　６：３０〜８：００

＊「大安寺川清掃」は同日６：００〜８：００

小雨決行、雨天延期は７月１４日（日）

　　　・清掃区域・人員

　　　　　清掃区域は例年通り。人員、担当は各単位自治会の順送り。

　　　　　指定箇所以外の清掃は各単位自治会で自主的に実施する。

　　　・各単位自治会は６月役員会までに割り当て人員を確定し報告する。

　　　・各単位自治会は各々、ゴミ収集箇所を確認する。

�F  公園清掃とそのごみ回収

・清掃日：第３日曜日（但し８月は第４日曜日）

・清掃時間：単位自治会で決定

・実施状況の連絡

　通常の清掃業者と違うので実施状況、ゴミの量など正確に報告する。

・ゴミ収集日：基本はその週の火曜日（月曜日が休みの場合は水曜日）

・公園清掃の際のごみ置場について

　公園清掃ゴミの看板のある所に出す。再確認する。

�G  街路樹落葉の回収

・伊木山通りの街路樹の落葉清掃は原則、道路沿いの会員が担当する。

・１１月下旬から１２月下旬に２回程度の実施。

・市役所と連絡を密にし、清掃、ゴミの回収など実施する。

（５）福祉担当者より

　　�@　市への要望書提出の件

　　　・つつじが丘１，２，４丁目の歩道に休憩用ベンチを置くこと。

１丁目公園の伐採の丸太を利用して、ベンチの作成、設置を再度要望する

ことについて了承する。

（６）会計担当者より

　　　・支払いの方法、手順について

　　　　各種支払用紙の説明

　　　・自治会費は４期（４月、７月、１０月、１月）に分納。第１期分の回収、

納入を次回役員会までお願いする。

　（７）事務局長より

　　　・５月１９日（日）の松が丘連合自治会との懇親会について

　　　　対象は役員会メンバーで、取りまとめを副会長にお願いすることで了承。

（５）