平成２４年度　第１回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

平成２４年度　第１回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

・ 日　時　　　：　平成２４年４月１日 (日)　11：00～13：00

・ 場　所　　　：つつじが丘ふれあいセンター和室

・ 出席者数　：　２８　名

・ 欠席者数　：　　1　名

1.開　会

(1)　統一自治会長挨拶

(2)　自己紹介(出席者全員による自己紹介)

(3)　ホームページに関する説明・情報の電子化について（管理担当：■■氏より）

・自治会内の資料の共有化について、公開可能な分に関しては役員会議で承認をもらって

ホームページへ掲載します。

・役員専用掲示板利用希望の方は、管理担当者へメール送信しアドレス等を送信頂き

その後活用する。

・副会長にはUSBメモリーを各2個配布します。役員会には毎回必ず持参して下さい。

会議資料等がある場合は、USBメモリーに入れ渡します。

２. 議　題

（1）役員選考委員会の設立について

（2）環境保全委員会の設立について

（3）議事録の回覧方法について

（4）緊急連絡カードについて

（5）配布資料説明

（6）承認事項

① 「平成24年度役員名簿・福祉委員名簿」回覧の件

② 認可団体の助成金申請について

③ 本年度「入会のご案内」について

④ 集会所内、コピー機リースの件

⑤ ふれあいセンターの炊飯ジャー購入の件

⑥ 松が丘・つつじが丘両自治会による懇親会の件

(7) 　連絡事項・その他

３. 議事

　（1）役員選考委員会設立について

　　　事務局長より統一自治会役員選考委員会の選出について、規約全集15P統一自治会

役員の選出に関するつつじが丘統一自治会規約附則に基づき役員選考委員会を設置し、

単位自治会長8名及び統一自治会長にて選考委員会を構成し、単位自治会長が委員

統一自治会長を委員長とし設立することが提案され承認された。

（2）環境保全委員会設立について

①環境保全委員会は、規約全集１８Pつつじが丘地区環境保全基準に基づき統一自治会役員が

　これにあたるものとする。

②建築計画書の承認について、従来は単位自治会長の承認で統一自治会長が捺印をした。

今年度も従来通りの方法で良いか、との確認が有った。…①②項とも確認承認された。

(3)議事録の回覧方法について

役員会の議事録は、従来通り役員会後書記が(案)を作成し次回役員会で承認を得た後回覧に

付することにする。…承認された。

(4)緊急連絡カードについて

・平成２４年度緊急連絡カードを記入、作成して下さい。

・記入提出はあくまで記入者の任意であり、決して強制ではありません。

(5)配布資料の説明

(1) 建築計画書の取扱いについて

建築計画書は図面と共に単位自治会長に提出されます。単位自治会長は内容確認チェック後

統一自治会長に提出する。統一自治会長承認後返却する。(計画書はコーピーを取り図面は本紙を

預かる）役員会で承認後図面は申請者に返却する。

(2) 平成24年度役員名簿・福祉委員名簿　

今年度は役員27名及び福祉委員長・情報担当総名29名で運営していきます。

(3) 平成24年度認可団体一覧

今年度は９団体が認可されております。又この認可９団体には助成金が出ます。

(4) 平成24年度年間行事予定

・つつじが丘統一自治会事務局会議、役員会議は年間行事予定の通りに実施したい。

・小、中学校耐震化工事に伴い、日時は現在不明ですがグランドが使用できず、まちづくり協議会

行事日程が変更になる場合もありますので、予め了承願います。

(5 )統一自治会関連定例会議集会所利用日程表

・利用日変更ついては、各単位自治会の話し合いにより変更することは可能です。

変更の場合は役員会に報告願います。

・５丁目/６丁目班長会(第２土曜日)に変更がありました。

５丁目は使用場所が、和室→会議室に変更になりました。

６丁目は使用場所が会議室→ホールに又時間が午後7：30→午後7：00に変更になりました。

（6）集会所関係の鍵の保管者一覧

（7）各種配布資料印刷枚数

（8）平成２４年度つつじが丘統一自治会役員会・事務局会議席次表

（6）承認事項

（1）「平成２４年度役員名簿・福祉委員名簿」回覧の件…承認された。

（2）平成２４年度認可団体紹介・助成金申請についての件

５月５日（土)第２回役員会に各認可団体代表者に出席頂き紹介します。

又２４年度助成金申請書を配布する。…承認された。

（3）本年度入会のご案内について

新しくつつじが丘に入られた方には、「つつじが丘統一自治会入会のご案内」を配布する。

尚配布時は１ページ目空白の記入欄は必ず記入し渡して下さい。…承認された

（用紙は集会所に２０部準備してあります。又ホームページからも入手できます。）　

（4）集会所内、コピー機リース契約について

(現在のコーピー機が本年６月でリース契約切れとなるため新たにリース契約が必要となる。)

・富士ゼロックスの見積り案でリース契約する。…承認された。

　（キャノン案は業者側より辞退となった。）

・現在のコピー機は故障が多く不調な為、早急に入れ替えをしたい。…承認された。

（5）ふれあいセンターの炊飯ジャー購入の件　(使用中の炊飯ジャーが壊れた為の更新。)

・現在の機種と同じものを(使い慣れた同機種の購入要望がある)クンダ無線より購入する

…承認された。

（6）松が丘、つつじが丘両自治会合同による懇親会の件

・日時　２４年５月1３日(日)時間12：00～14：00　場所：集会所　…承認された。

（7)次の回覧について承認の申請がありました。

・新入会員募集のご案内　(つつじが丘シニアクラブ囲碁サークル)…承認された。

・第１６回八木山校区卓球大会　(八木山校区体育振興会)…承認された。

・ちびっこクラブに遊びに行こう　(つつじが丘ちびっこクラブ)…承認された。

・女性会会員募集　(つつじが丘女性会)…承認された。　

4.　連絡事項・その他

（1）総務：ファイルを手配・準備し５月の役員会で各役員に配布して下さい。

　　（会計４冊、福祉３冊、総務３冊、その他１冊：合計３４冊）

（2）防災担当：５月５日(土)第２回役員会時に市防災危機管理部担当が防災について話をします。

（3）書記：総会議事録を５月役員会に提出する。(議事録は前任者が作成する)

（4）次回会議予定

①第１回事務局会議：４月２８日(土)午後７：００より集会所にて

・第３７回定例総会への対応・議事録確認

・防災訓練

・市民清掃

・盆踊り

・その他議題

②第２回役員会：５月５日(土)午後７：００より集会所にて

・助成団体紹介

・市防災危機管理部の話

・その他議題

配布資料

1. 第１回役員会レジメ

2. 建築計画書の取扱いについて

3. 平成２４年度統一自治会役員名簿

4. 助成金支払団体一覧

5. 今年度予定表

6. 平成２４年度集会所利用日程表について

7. 鍵保管者一覧

8. 各種配布資料印刷枚数

9. 平成２４年度役員会及び事務局会議における席次について

10. 助成団体に助成金申請書の提出依頼及び５月役員会への出席案内状配布

11. 本年度入会のご案内について

12. 緊急連絡カードについて

13. コピー機リースに関する見積りについて

14. ふれあいセンター使用の炊飯ジャーの見積り

―　　以上　－