平成２３年度　第１１回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

平成２３年度　第１１回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

· 日　時　：　平成２４年２月４日（土）　１９：００　～２０：４０

· 場　所　：　集会所

· 出席者数　：　２８名

· 欠席者数　：　１名

１．　議　題

　　　１）　第１０回役員会議事録の確認

２）　統一自治会会長より　　　　　　　

３）　各専門部より　（環境、防災、文体、広報、福祉）　　　　　　　　　　　　　

４）　各事務局担当より（総務、体育指導員、会計、青少年育成、まちづくり協議会、書記、ふれあいセンター管理）　　　　　

５）　各自治会会長より　　　　　　　　　　　　

６）　事務局長より

７）　その他

２．　議　事

１）　第１０回役員会議事録の確認

　　　　　　第１０回役員会議事録内容に異議はなく、回覧することが承認された。

２）　統一自治会会長より　（No１１役員会資料あり）

(1)　報告事項（主報告のみ）

①　つつじが丘公園（東・西広場）清掃に関し、該当する各自治会清掃担当区域の現状確認

について。

２月２５日（土）事務局会議までに清掃担当区域を示して統一自治会長まで別図を提出してください。

② つつじが丘公園（東・西広場）芝生の植え込み作業の協力について

・３月１０日（土）西広場に午前９時集合

・最大約１時間程度の作業見込み

・作業の細部については、当日現場において市担当から説明の予定。

＊セレモニー的作業の一区域に芝生を植え込むため、役員各位の参加をお願い

　　します。（当日参加できない人：６名）

＊道具は、軍手を用意したほうが良いと思われる。

③ つつじが丘公園（東・西広場）芝生養生期間中の雑草駆除作業について

　　芝生養生期間中（３～４ヶ月）の雑草駆除処置は、その後の良好な芝生化に

　　育てる重要な作業であると言われています。

　　　芝生の植え込み時期が寒さのため予定より遅くなっており、今年度中には雑草

　　駆除は必要ないと思われる。

　　４～６月の芝生養生期間中の除草及び新公園清掃区分を含めた今後の公園管理

　　については、次年度引継ぎ案件としてお願いすることになります。

④ 各自治会活動用具収納倉庫の購入予算化について

　（１）予算化を必要とする理由および計上予算額について

　　ア.　高額物品の必要購入は、各自治会運営費では余裕もなく、高額な支出は望めない。現行の会計システムでは統一自治会での予算化が望ましいと考えられる。

イ．　次年度更新倉庫は旧タイプ（赤屋根、奥行き狭、両引き戸）４棟のうち腐食、変形が著しく認められる２棟とし、１棟につき限度額１０万円として、次年度予算案に２０万円を計上する。

　　　　旧タイプ倉庫は奥行きがなく使用効率が悪く、且つ屋根等に腐食が発生して劣

化していることや、塗装の劣化状態から購入年数が最も古い倉庫と推定される。

　（２）　予算計上額の根拠について（案）

　　　　・　大きさ；Ｈ1903×W1740×Ｄ900の倉庫で定価108000円を約8万円で購入と仮定。

　　　　　　設置費、撤去費用を約2万円とすると、合計10万円　

・　2丁目、6丁目の倉庫が腐食などで更新が妥当な状態と認められる。

（３）　統一自治会購入倉庫保障数の検討（案）

　　　現在各自治会ではそれぞれ２～４棟の倉庫を使用しているが、今後統一自治会

　　　に於いて購入を保障する妥当な数は、２棟（清掃用具、防災用に関する用具）を

　　　今年度役員会の案として次年度に引き継ぎたいと考えます。

（４）　「倉庫更新要領基準」仮称（案）について

　　　統一自治会で購入の場合には、倉庫更新要領の基準（例えば更新必要経過年数

倉庫更新・廃棄台帳等）を設定し統一自治会で適正に管理する必要がある。

　　　素案として次年度役員会に引き継ぎたいと考えます。

　　　　「倉庫更新要領基準素案」（仮称）の一例

ア.　更新対象倉庫

購入から15年以上経過し、且つ金属腐食、過度の変形等で使用に耐えないもの。

ただし、15年以内でも使用に耐えない等の状態によっては役員会の承認を得て

更新ができるものとする。

イ. 倉庫購入金額

1棟につき10万円を支払い限度とする。

＊但し、10万円を超える金額は単位自治会で負担するものとする。

ウ. 倉庫購入保障数　　

各自治会2棟とする。

　　　　　　　　　エ.　倉庫管理台帳の管理

　　　　　　　　　　　　台帳管理は統一自治会環境担当とする。特に更新・廃棄を明確にしなければ

　　　　　　　　　　　　　ならない。

　　　　　　　　　　オ．その他

　　　　　　⑤　3丁目から「建築計画書」が提出された。

　　　　　　　　　これについて、環境保全委員全員から基準に適合しているとの同意が得られた。

　　　　　　事務局長より

　　　　　　　　・3月24日（土）午後5時より役員会を行い、終了後慰労会を実施予定。

３）　各専門部より

（１）　防災

①　1月になって防犯灯の修理が急激に増えた。残り予算金額が少なくなってきている。

　3月末までにはまだ修理が続くと思われ、予算をオーバーする可能性がある。

（２）　文体（資料あり）

①平成23年度「八木山新春の集い．どて煮」決算報告書の説明。

　・予算12万円に対し、実績100,950円と予算内であった。

　　（小学校から大根を提供していただき有難うございました）

　・予算オーバーしたのは飲み物、つまみ類であったが、弁当などで押さえた。

　・決算報告書の表中にて修正箇所あり：弁当の数18ヶを6ヶに修正（金額は正しい）

　・集いの写真を、一部広報で使うかもしれないのでご了解ください。

　・■■様のご好意により、集いのゴミの搬出、ダンボールの廃品回収への搬出をして

いただき有難うございました。

　　　　（３）　広報

①第9４号「タイムズつつじが丘」の発行は、3月5日ごろの予定である。

４）　各事務局担当

　（１）　総務

　　　　事務局長より総務担当へ

　　　　　　　　・集会所和室の空調機の音がひどいので修理依頼をしてください。

(２)　会計

　・2月15日をめどに仮締めをしたいので、手元にレシートなどあったら清算をして

　　ください。

　・2月16日以降は、3月に決算処理する。

　　　　　　　　　・総会には、2月末の時点で締めたもの、そして3月分は予測で入れた数字で決算と

して総会で報告する。

(３)　青少年育成会

　　　①　２月16日会議が行われる。

(４)　まちづくり協議会

　　　　　　　　①　「八木山新春の集い」は、天候に恵まれ入場者も多く盛況に行われ、皆様のご協力に

感謝いたします。

　　　　　　　　②　新春の集いの反省点

＊1丁目

・餅とり粉が不足（２袋欲しい）

　　　　　　　　　　　　　　・すそ野の道コースの帰りが早く、その時点ではまだ餅が出来ていなく、一部の

子供達が帰ってしまった。もっと早く餅つきを開始できないか？

　　　　　　　　　　　　　　・8時30分～9時までのじっとしている時間に、臼や釜戸の準備をしたらどうか？

＊2丁目

　　　・10時からの道具配布をもっと早く出来ないか？

　　　・もち米を2升ずつ蒸すのであれば、当日1升ずつ別々に持参ではなく、2升

　　　　1袋でよいのではないか？

事務局長より

・各単位自治会によっては、1人1升ずつ水に浸すところが多いため、1升に

つき袋1枚を全単位自治会に渡しているのが現状である。

確かに1臼2升を搗いているが、別に1升でも構わない。

　　　　　　　　＊5丁目

　　　　　　　　　　・餅とり粉が不足

　　　　　　　　　　・餅つき時間を早くしたほうが良い

　　　　　　　　　　・子供達と大人とのコミュニケーションである挨拶が短縮。

時間短縮の企画は良かったが、かえって中途半端な時間ができ、

間が抜けてしまった。

　　　＊6丁目

　　　　　　　　　　・餅つき道具をもっと早く（8時30分頃）配布できないか？

　　　　　　　　＊7丁目

　　　　　　　　　　・石臼が割れてしまった。木の臼などはどうか？

　　　　　　　　　　・7丁目とどて煮の間の大焚き火について。

前もっての通達も無く、急に火の調整役を7丁目の人へ依頼された。

分担を早目に知らせて欲しい。

　　　　　　　　　事務局長より

　　　　　　　　　　　まち協担当が、当番を割り振って各長にお願いする段取りであったが、それが

　　　　　　　　　　　なされていなかったので、急遽7丁目にお願いした。申し訳なかったです。

　　　　　　　　　　　従来は、前もって担当者が決められ連絡するものである。　

　　　　　　　　＊8丁目

　　　　　　　　　　・餅とり粉が不足

　　　　　　　　　　・資料関係を前年度の物でよいので、早目（１ヶ月くらい前）に配布して欲しい。

　　　　　　　　　　　（早目に全体の流れをつかみたい）

　（５）　ふれあいセンター

　　　　　・ふれあいセンター・絵画等掲載申請についての回覧承認願い　

　　　　　　回覧することが承認された。

　　　　　・ふれあいセンターの厨房で使用される炊飯器（‘９３年製）が壊れて、買い換える必要が

あると思われる。見積もり等を提出するので宜しくお願いします。

５）　各単位自治会会長より

(1)　１丁目：世帯数：１２９

・空き地で、草刈後と思われるがガス管の栓が無くなっていたので、東邦ガスへ連絡し付けていただいた。

　草が伸びても分かるように、各空き地のガス管には、目印に棒など立てたらどうか？

(2)　２丁目：世帯数：１５６

(3)　３丁目：世帯数：１２８

(４)　４丁目：世帯数：１４８

(５)　５丁目：世帯数：１３５

(６)　６丁目：世帯数：106

(７)　７丁目：世帯数：104

(８)　８丁目：世帯数：168

　　　　　（９）統一自治会長より

　　　　　　　・本日（2月4日18:30頃）4丁目の公園近くの飼い犬が庭から飛び出し、丁度その時

犬を連れて散歩していた１丁目住人（大人）に噛みついた。

　　　　　　　　詳細な状況が分からないので、1,4丁目の会長さんにご足労願うかもしれません。

　　　　　　　　また環境さんから回覧を出してもらう必要がある。

６）　事務局長より

　　　①　ちびっこクラブの回覧承認願い。

　　　　　　回覧することが承認された。

②　総会の議案書について（資料あり）

前回の事務局会議でも説明しましたが、改めて説明をしながら修正箇所を確認する。

　　　③　予算案検討について（資料あり）

　　　　　　収入の一部を修正→自治会入会金100,000円を10,000円に修正。

　　　　　ア．　広報担当者より

　　　　　　・事務局関係費の中の機関誌発行費の予算を40,000円から55,000円に変更依頼。

　　　　　　　「タイムズつつじが丘」の広報は、A4裏表の印刷（1,100部）を年4回行っている。

　　　　　　　昨年度までは、DUPLO印刷機を使用しコピーしていた。しかし写真の出来が

良くない。

パソコンから富士ゼロックのプリンターに接続しコピーすれば良いが、1分間に

18枚しかコピーできない。他にも問題が多く、また労力がかかりすぎる。

　　　　　　　　　外部へ印刷を依頼するほうが良い。

　　　　　　　　外部印刷のために、来年度は4回分の費用を入れて予算を55,000円計上したい。

　　　　　　　　予算の55,000円は、承認される。

　　　　　イ.　ホームページ関連費の予算　50,000円計上

　　　　　　　　　来年度から、本格的に一般の方にも開放される。それと同時に自治会のほうも

データーをホームページ担当にあげていただく。そのための周辺器具などの購入

が必要となってくる。

　　　　　　　　　予算50,000円が承認された。

　　　　　　　＊ホームページ担当者より

　　　　　　　　　名称変更依頼：ホームページ関連費を電子資料関連費として欲しい。変更する

　　　　　　ウ.　環境担当より

　　　　　　　　　3項目目に備品（倉庫）購入費として200,000円計上する。

　　　　　　エ.　ふれあいセンター管理者より

　　　　　　　　　今年度の予算で、ふれあいセンターの炊飯器の購入が処理できるかなどを

　　　　　　　　　検討し、できなければ来年度の予算を見直す必要がある。別途連絡する。　

　　　　　　　＊事務局長より

　見積もりが出てきた段階で考慮するので了解してください。

　事務局長へ一任することで承認された。

＊統一自治会長より

　　収入の部の「雑収入」の連合自治会補助金を別途科目「自治会振興交付金」へ

　　移行したい。

　　　　　　④　単位自治会会長・事務局・福祉委員長事務引継ぎについて

　　　　　　　　　平成24年3月4日（日）午後２：３０～

　　　　　　　　　班長説明会終了後、引継ぎを行う。本日お集まりの皆さんは、午後2時15分には

集合してください。

７）　その他連絡事項

　　　　　・次回役員会等

　２月２５日（土）第8回事務局会議　19:00より

　　　３月　3日（土）第12回役員会　　　19:00～　　　　

　　　3月4日（日）　班長説明会13:00より　事務局他事務引継ぎ　14:30より

配布資料

　１）第10回役員会議事録　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　≪書記≫

2）Ｎｏ10役員会「統自会長報告等について」　　　　　　　　　　　　　≪統一自治会会長≫

3）平成23年度　新春の集い「どて煮」決算報告　　　　　　　　　　　≪文体≫

４）回覧　ふれあいセンター・絵画等掲載申請について　　　　　　　≪ふれあいセンター管理≫

５）回覧　企画運営会議のご案内　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　≪ちびっこクラブ≫

６）平成24年度予算案内　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　≪事務局≫

７）平成24年度つつじが丘統一自治会引継ぎについて　　　　　　　≪事務局≫

８）第37回定例総会運営の役割分担について　　　　　　　　　　　　　≪事務局≫　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　－以上－