平成２３年度　第２回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

平成２３年度　第２回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

· 日　時　：　平成２３年５月７日（土）　１９：００～２２：００

· 場　所　：　集会所

· 出席者数　：　２７名

· 欠席者数　：　０名

１． 議　題

(1) 各種団体代表紹介

(2) 統一自治会会長より

(3) 各務原市総務課防災係より

(4) 第３6回定時総会議事録の確認・承認

（５）　第１回役員会議事録の確認・承認

（６）　各専門部門（環境、防災、文体、広報）

（７）　福祉委員会より（福祉）

（８）　各内政・外郭部門より（総務、体育指導、会計、青少年、まちづくり協議会、書記、ふれあいセンター）

（９）　各単位自治会長より（１～８丁目）

（１０）事務局長より

　　　　・許可団体への助成金の件・・・・確認・承認

　　　　・各単位自治会長より４月末現在の世帯数報告

２．議　事

（１）各種団体代表挨拶

最初に、下記各助成（認可）団体代表から挨拶があった。（敬称略）

・八木山まちづくり協議会　　　　：（事務局長）■■

・つつじが丘シニアクラブ　　　　：（会長）■■
・つつじが丘女性会　　　　　　　：（会長）■■

・八木山校区子供会　　　　　　　：（会長）■■
・ちびっこクラブ　　　　　　　　　　：（会長）■■
・いこいのつつじ　　　　　　　　　：（代表）■■　　（出席者）■■

・近隣ケアグループ1～8丁目　　：（代表）■■
・上池クラブ　　　　　　　　　　　　：（代表）■■

・つつじが丘ふれあいクラブ　　　：（代表）■■

（２）市総務課防災係（■■氏）の説明
①　自主防災組織の編成及び自主防災訓練の実施について

・自主防災組織の編成表を５月３１日までに防災係まで提出すること。

　編成表は、市の組織編成表又は自治会独自の組織編成表どちらでも構わない

　　　・自主防災訓練（合同）の計画書を実施１ヶ月前までに管轄の消防署まで提出すること。

　　②　自治会防災マップ・避難路マップの確認について

　　　　・マップと現状の相違を確認し、変更があれば７月末日まで同係まで提出すること。

③　災害時要援護者対策について

・前年度統一自治会長より引き継がれた災害時要援護者台帳（緑ファイル）の個人情報は、大切なものであるため、取り扱いには十分注意し、紛失のないよう注意すること。

（民生委員の方も同じファイルを持っている）

・要援護者の支援について共助の精神の観点から地域の状況に応じて進めてほしい。

・各単位自治会長にお渡しした要援護者の個票に関する情報の変更について、定期的にお知らせするので更新をすること。個票を抜いた場合は、防災係りに返却するか、シュレッダーにかけ破棄すること。

④ 総合防災訓練は、８月２８日（日）午前中に実施する予定である。（八木山小学校にて）

⑤ 災害時用個別受信機について

必ず前年者より引き継ぎセッティングをすること。

　　　　　⑥　地域ごとに防災リーダーを募集し、育成する予定である。

　　　　　　　　秋以降に講習会（６日間）を実施し、地域で活躍するリーダーを育てていく予定である。

　　　　　　　　募集時には、広報、ホームページ等で紹介する。

（３）　統一自治会会長より

・各自治会会長さんへ・・・市長と「まちづくりを語る会」の時に、各自治会より要望があれば５月１８日までに統一自治会長へ提出のこと。

・鵜沼中学校つつじが丘地区生徒会との交流会（次回役員会６月４日予定）

・４月に東消防署と西町消防団へ新年度の挨拶をすませた。

・６月４日役員会にて民生委員会（４名）の紹介をしたい。（福祉関係のコミュニケーションが大事）

・傷害保険前任者自治会長から今年度自治会長への名義変更を行った。

・幹線道路の工事（秋以降からの予定）

（４）　第３６回定時総会議事録、確認・承認

内容に異議はなく、回覧することが承認された。

（５）　第１回役員会議事録の確認・承認

　　　　内容に異議はなく、回覧することが承認された。

　　　　尚、次回より裏面コピーを活用すること。

（６）　各専門部より

　　　環境担当

①空地の草刈りについて

　　　　　　　　　・各自治会会長より空き地の調査票を収集

・空地の草刈りは各務原造園との契約を予定。

②平成２３年度夏期市民清掃

・各自治会で人員を確保し、６月の役員会までに提出。

・各清掃箇所にて指揮者を記入する欄があるので併せて明確にし提出のこと。

　指揮者の方は、当日清掃道具を準備する必要あり。

③家庭の緑ゴミについて

　　　・分かりづらいという意見があったため、分かりやすい文書を回覧する。

　　質問

ア．草刈に参加される人は現地集合で良いか？

　　　　　環境担当より：指揮者の方以外は現地集合で良い。

　　　イ.草刈機の使い方は教えてもらえるのか？

　　　　　　環境担当より：特にないので経験者に頼る方法となる。

　　　　　安全には、十二分に注意する必要がある。

　　　ウ．鎌等は自分で用意しても良いのか？

　　　　　　　　　　　環境担当より：ＯＫです。

　防災担当

①消防署へ１１月の自主防災訓練申し込み予約をした。

②自主防災組織編成表は、５月３１日までに提出する必要があるため、１週間ほど前までに防災担当者に提出のこと。（コピーを取りたい）　例年通りの書式で構わない。

③盆踊り時の交通整理について

交通整理の担当者名と出来れば電話番号を書いていただき、次回役員会議までに提出の事。

時間帯要望があれば記入をしてもらう。

④防災無線設置実施承諾書の件

提出されていないところは、各自支所などに提出のこと。

　　　　　⑤　各務原市総合防災訓練８月２８日

　　　　　　　　防災詳細説明会（事前の説明会）は７月の役員会を調整して進める。

　　　　　　　文体担当

① 盆踊り大会：７月３０日（土）午後７時から午後９時３０分開催、予備日は翌日　両日雨の場合は中止

　　　　上記日程について承認された。

・「平成２３年度盆踊り大会夜店実施計画書」を６月４日役員会議までに提出のこと。

・盆踊り練習会：　７月１８日（月/祝日）　１４：００～１６：００　ふれあいセンターにて

　　　　　　　　　　　上記日程について承認された。

・盆踊り予算および役割分担（配布資料に基づく）も承認された。

・その他の項目については、資料をよく読んでいただき次回役員会議で承認を得たい。

　　　　　　　広報担当

・つつじが丘タイムズを年4回A3版2頁裏表で発行して行く。

・認可団体の活動の取材を行っていきたい。

・報告、レポートだけでなく自由な意見、本音などの投稿をお願いしたい。

（７）　福祉委員会

　　　　・近隣ケアの行事があるときは、お手伝いを積極的に協力していく。

（８）　各内政・外郭部門より

総務担当

･　ファイルの用意が出来たので帰りにもらって帰ること。

体育指導担当

・5月8日（日）9時より鵜沼中学校にて第15回卓球大会が開催されるので奮って参加を。

会計担当

　　　　　　・東日本大地震の義援金について

　　　　　　　各自治会で集められた義援金は、統一自治会会長へ提出。（6月末迄）　

青少年育成担当

　・中学生が会議に参加する件については、教頭先生が変わったばかりで連絡をまだ取っていない

　　　　・盆踊りの夜店出店は、中学生の生徒会の予定とあわせて計画を立てるので現時点では不明。

　　　まちづくり協議会担当　　

・5月15日（日）９：00～１２：００　まち協会議第１回目を開催する。

ふれあいセンター管理担当

　・ふれあいセンター管理運営委員会委員の公募について

　　　締め切り：5月21日

　　　応募者がない場合、各自治会長（１～8丁目）が委員になっていただく。

・ふれあいセンター備品購入について

　　和室の修繕（障子、襖張替、畳の表替など）の相見積もり取得済

　　この修繕については、総会でも承認された事項である。

更に役員会で承認された後、早急にかかるべきものである。（修繕内容ごとに業者を

分けて発注したらどうか？）

　　管理担当に一任し進めることに承認された。（管理担当は統一自治会会長、他役員と

　　相談しながら進める）

（９）　各単位自治会長より

①　２丁目：・公園清掃時にお金を出してでも欠席したい意見があった（高齢化、介護などが理由）。

　　　　　　　　ここ１、2年は大丈夫だと思われるけど、高齢化が進むにつれこのような人が増えて

くるのではないか？（清掃のあり方について、今後議論する必要がある。）

　　　　　　　・上池公園で指導者らしき人と子供たちがサッカーをしているが良いのか？

　　　　　　　　また公園清掃の班分けプレートが壊されていると昨年の役員から申し送りがあった。

　事務局長より：　ボール遊びの規定はないので遊んでも良い。また自転車乗り入れは容認されている。

　　　　　　　　　　　明確に禁止していることは、犬を公園内に入れることである。

②　４丁目：・路上駐車、ゴミ問題

指定以外のゴミ袋で出されたものは当然持っていかないので、徹底すべきである。

　　　　　　　　　　　　　・募金活動について

　　　　　　　　　　　　　　他、各自治会の活動状況を参考にしやっていきたい。

　　　　　③　5丁目：・義援金の日程を決めてほしい

　　　　　　　統一自治会長より：6月末迄とし、統一自治会会長が取りまとめる。　

④　6丁目：・自治会長の名前でゴミの出し方について周知の回覧を出した。（レジ袋で出す人がいる）

　　　　　　　　　改善されない場合、他の自治会の方の可能性もあるのでその時は統一自治会から注意

文書を出すことを検討して欲しい

・飼い犬のマナーについて統一自治会で電柱等に注意看板をつけられないか？

　　　　　　　　　各自治会単位で対応する

・各務原市から各単位自治会へ交付される交付金（助成金）が全て統一自治会へ交付さ

ているが、規約等の記載はなく慣例により行われている。

本来単位自治会の活動に対する交付金（助成金）を統一自治会に納入することについて

会員からその根拠を問われたとき、明確な説明が出来ないので、規約に記載する等、明確にすることは出来ないか？　　

　　統一自治会副会長より：統一自治会ができた時点から統一自治会が管理することになっている。

　　統一自治会長より：取り扱いについての考えを役員一人一人が勉強してほしい。

　　　　　　　　　　　　　　時間がないので、機会があったら今後検討したい。

⑤　７丁目：　緑の募金などの集め方については、他の自治会のやり方を参考にする。

⑥　８丁目：　転居宅の庭木のクレームが届いているが、連絡先が個人情報でもあり困っている。転居時に連絡先を記入してもらえるような退会届などの規定はあるのか？

　　事務局長より：転入届はあるが、転出届がないので転居後でも連絡が取れるような転出届を今後

　　　　　　　　　　　検討したい。

（１０）　事務局長より

①　現在の単位自治会の世帯数：1丁目／128軒、2丁目／154軒、3丁目／126軒、4丁目／147軒

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　5丁目／135軒、6丁目／105軒、7丁目／101軒、8丁目／16７軒

②　各助成（許可）団体の助成金申請書について・・・・総会で承認された助成金が申請されたので

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　振込みまたは現金で渡すことが承認された。

③　ちびっこクラブの行事案内の回覧について・・・・回覧することが承認された。

④　「拡大連絡協議書」の議案書について・・・八木山校区を対象としたまちづくり協議会（略称：まち協）とは、何をやっている団体で、どういう人が入っていて、活動状況など分からないという人が多いため、内容を分かっていただくため議案書を回覧することが承認された。

⑤　行事予定：八木山夏祭り8月20日（土）の一日となった。スポーツフェスタが中止となった。

⑥ 6月26日、松ヶ丘連合自治会との懇親会に出席か欠席かを次回役員会までに連絡すること。

（事務局長へ連絡）　　　　　　　　　　　　　　　　

⑦　ふれあいセンター横の西広場に車を乗り入れた件・・・乗り入れた団体へ申し入れをした

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　団体から申し訳なかった、今後気をつけますとのお侘びがあった。

⑧　公園内に犬を連れ込んでいる人がいる・・早目の対応が必要。

⑨　小学校PTAの役員をやっている人は自治会の役員にはしないで欲しいとの声があった。

　　⑩　事務局会議で配布される資料（役員、統一自治会会長宛）を、再度役員会議で配布しないように。

　　　　　変更があった場合にはその箇所のみコピーするか、前の資料に付け足してもらう。（経費節減）

　　　　　（１１）　その他

①　配布資料

　　　・各務原市役所より「防災関係文書」

・第３６回つつじが丘統一自治会定例総会議事録

・第1回役員会議事録

・盆踊り大会実施案

　　　・平成２３年度「拡大連絡協議会」議案書

　　　・ふれあいセンター管理運営委員会委員の公募について

　　　・ちびっこクラブより

　　　・その他

　　　　②　次回会議日程

・5月事務局会議中止

・役員会議・・・6月4日（土）　集会所　午後7時より

－以上－