平成２３年度　第１回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

平成２３年度　第１回つつじが丘統一自治会役員会　議事録

· 日　　時　　：　平成２３年４月３日（日）　１１：１５～１５：３０

· 場　　所　　：　つつじが丘ふれあいセンター和室

· 出席者数　：　２７名

· 途中出席者数　：　　１名

１． 開　会

(1)　統一自治会長挨拶

(2)　インターネット利用に関する説明（管理人：■■氏より）

　　・現在までの活用状況

　　・ホームページでできる一般例（電子データ掲載、印刷物の文章や写真の掲載、その他）

　　・役員用ホームページの活用（管理担当者へメールを送信し、アドレスと掲示板のパスワードを

　　　返信していただきその後活用する）

　　・役員会の議事録は承認後を掲載するが、途中のやり取りをホームページの中で実施しても良い。

　　　書記係としては、インターネットメールを活用できる方とは直接やり取りを行い、活用しない方には、

　　　印刷を配布し議事内容を確認していただく。当分はインターネットでのやり取りを行う人にも、印刷

　　　を配布する。

(3)　自己紹介（出席者全員による自己紹介）

２． 議　題

(1)　役員選考委員会の設立について（規約全集15P）
(2)　環境保全委員会の設立について（規約全集18P）
(3)　議事録の回覧方法について
(4)　配布資料の説明

(5)　承認事項(事務局長より)

①　「平成２３年度、役員名簿・福祉委員名簿」回覧の件

②　認可団体の助成金申請についての件

③　本年度版「入会のご案内」について

④　つつじが丘クラブ（ソフトボール）認可団体申請の件

⑤　中部電力のふれあいセンター利用申込みの件
(6)　会議日程

(7)　連絡事項、その他

３． 議　事

(1)　役員選考委員会の設立について

　　　事務局長より、統一自治会役員の選出に関するつつじが丘統一自治会規約附則1条に基づき役員選考委員会を設置し、その構成員として、単位自治会長8名及び統一自治会長がこれに当たることが提案され、その旨全員一致で承認された。

(2)　環境保全委員会の設立について

　　　環境保全委員会は、役員会が当たること(つつじが丘地区住環境保全基準7条)が確認され

その旨全員一致で承認された。

(3) 議事録の回覧方法について

　　　役員会議事録は、書記が議事録（案）を作成し、次の役員会で了承を得た後に会員への回覧に付すこととするが、緊急（例：窃盗・痴漢など発生）に会員に知らせた方がよい議事内容がある場合には、これを緊急回覧等により会員に周知することとなった。

(4) 配布資料の説明

　　・　名簿の一部に変更が生じたため一部差し替え。

　　　・　「平成２３年度　助成団体一覧」　９つの団体にて　八木山まちづくり協議会の事務局長の

　　　　代表者名が未決定　　決定次第事務局より連絡をする。

・　平成２３年度つつじが丘統一自治会会議・行事日程・・・大体の日付であり完璧なものではない。

その中での変更が判明しているのは、4月24日の松ヶ丘連合自治会との懇親会が5月になる

可能性がある。　また盆踊りについては従来つつじが丘と松ヶ丘は1週間の違いで実施されてい

るが松ヶ丘の場合苧ヶ瀬の花火大会と重なり不都合が生じている。その為今後つつじが丘の

日と同じになる可能性もある。

お互いの利便性を考え両自治会が話し合う機会が出てくるかも知れない。

　　　　・各種配布資料印刷枚数　30部以内はコピー機、それ以上は印刷機を使用すること。

（5）承認事項(事務局長より)

　①　｢平成23年度、役員名簿・福祉委員名簿｣回覧の件　・・承認される。

　　　②　認可団体の助成金申請の件

　　　　次回役員会に助成団体の担当者に出席依頼をし、その旨の文書を事務局長が持って回り配布することが承認された。

　③　本年度版｢入会の案内｣について

　　　　賛成多数で承認される。

　④　つつじが丘クラブ（ソフトボール）認可団体申請の件

　　　・つつじが丘クラブ（ソフトボール）は本年度東部リーグの幹事になり、東部リーグが使用する道具箱（２箱程）を保管する必要が生じた。自治会倉庫一部に本年度（１年間）借りることが出来ないかお願いがあり賛成多数で承認となった。

　　　⑤　中部電力のふれあいセンター利用申込みの件

　　　　　　4,5,6月のいずれかの日に「IHクッキングヒータの体験や電気に関する相談を通じて、安全・省エネ・快適な、より良い電化ライフ」について、フェアーを開催したいので、つつじが丘ふれあいセンターを借用したい・・・・・・・商品の金額等の表示はなし、利便性等の説明である。　地域住民の利益とふれあいセンターの利用活性化につながる。賛成多数で承認された。

　　　⑥　予定された承認事項にはなかったが、各務原市選挙管理委員長より個人演説開催をするため

ふれあいセンターの借用申し込みがあった。期日：4月6日、市としての行事であり、許可の対象ではなく、貸さなくてはならないものである。役員会でその点について確認がなされ賛成多数で承認となった。

　　　⑦　これも予定された承認事項にはなかったが、「つつじが丘ちびっこクラブ」からの要望で、ちびっこ

　　　　　クラブの会員募集と回覧の承認について。・・・賛成多数で承認された。

(6)　会議日程

・役員会　　　　：毎月第１土曜日　午後７時より集会所にて

　　　　・事務局会議　：毎月最終土曜日　午後７時より集会所にて

　　　　　　　　　　　　　　なお、事務局長から、不必要と思われる月も出ると思われるのでその都度吟味し、

会議開催回数を減らす場合があるとの発言があった。

４．その他

　（１）会計：引継ぎ４月9日（土）、総務：ファイルを準備し、5月の役員会で各役員に配布する。

　　　防災：防火管理者講習会日程4/末　　までに決定、書記：総会の議事録は前任者。

　　　各自治会長：早急に緊急連絡カードの更新を行ってもらい取りまとめる。

　　　　　　(２)　環境委員より

平成２３年度第1回役員会会議資料（環境委員）より、下記項目の内容が説明された。

・平成２３年度ごみステーションの清掃用備品関係標準取扱

・平成２３年度公共施設等清掃について

・空地調査のお願い

・夏季市民清掃

　＊清掃場所別担当指揮者の決定のお願い

　＊ゴミ集積場所の確認

・公園清掃のゴミ回収について

　「注意」

　＊緑のゴミとは、一緒にしない。

＊環境担当より市役所へ連絡した総数のみ火曜日に回収される。

（３）会計より

・配布資料の説明　

　　　　　4月早速の仕事になるが、各自治会にて4,5,6月分の自治会費を集め

　　　　　4月30日（土）の事務局会議にて自治会会計担当へ会費納付明細書、

　　　　　納付簿と共に提出し、受領印をもらう。

（４）統一自治会関連定例会議集会所利用日程表について

・会議室等の変更がある場合は、総務へ連絡し確認をしてから変更を行うこと。　

　　　　　５．連絡事項

　　(1)　第１回事務局会議：4月30日（土）　午後７時より集会所にて

　　　　　　　＊総会決定事項の確認、その他議題

(2)　第２回役員会　　：5月7日（土）　午後７時より集会所にて

　　　　　＊各種団体の役員紹介、その他議題（各種団体の代表者へ出席要請を行う）

６.特別事項

　　・東日本大震災の義援金について

　　　　総会でも話が出たが、義援金については今年度役員に一任ということで審議することになった。

役員会では、義援金を送ることに異論は出なかったが、多数の意見が飛び交う中で各戸に任意の額でお願いするか、自治会の予備費から支出するかで意見が分かれ結果挙手にて過半数の賛成により、募金活動を行い、義援金を集めることに決定した。尚、義援金募金への参加はあくまで個人の意志に基づくものであり、寄付を強制するものではないことも確認された。

　　　各自治会の班長会議で趣旨を説明し協力をいただく。回覧の文章は統一自治会長が作成する。

　　　各自治会で集めた義援金は、統一自治会で取りまとめ、つつじが丘統一自治会の名前が残るように

　　　送る。（送り先は別途審議する）

配布資料

１　第１回役員会レジメ
2　平成23年度、役員名簿・福祉委員名簿（回覧）
3　助成金支払い団体一覧

4　今年度予定表（案）

5　平成２３年度、集会所利用日程表について

6　鍵保管者一覧

7　各種配布資料印刷枚数

8　平成23年度、役員会及び事務局会議における席次について

9　「単位自治会長職務マニュアル」について

10　平成２３年度統一自治会役員名簿・福祉委員名簿（回覧）について

11 助成団体に助成金申請書の提出依頼及び5月役員会への出席案内状配布

（案内状配布は事務局長にて対応）

12　本年度版「入会のご案内」について

13　つつじが丘クラブ（ソフトボール）許可団体申請の件

14　中部電力のふれあいセンター利用申込みの件

　　　以下当日配布資料

① インターネット活用の件について

② つつじが丘ちびっこクラブのご案内

③ 会計関係式紙の配布について

④ 平成２３年度第１回役員会議資料（環境委員）

　　－以上－