平成２１年度　第２回ふれあいセンター管理運営委員会議事録

日　時　　平成２１年１１月１５日（日）　１３：００〜１５：００

場　所　　ふれあいセンター集会室

出席者　 【防災訓練】　管理運営委員１７名　利用者９名（委員欠席２名）

　　　　　　　　 【委 員 会】　管理運営委員１８名　　　　　　（委員欠席１名）

１．防災訓練　防火管理者 ■■さんの講話 ３０分(資料配布) 

　　(１)防火管理と組織

　　(２)火災(防火)の基礎知識

　　(３)消防訓練

　　(４)防災について

２．ふれあいセンター管理運営委員会

　　資料に沿って説明

　　(１)月別利用状況

　　(２)平成２１年度上半期 活動状況報告

(３)今後の活動計画 

(４)平成２１年度上半期 会計報告

(５)平成２１年度下半期 会計見通し

　　　　昨年の数字を拾って大体の金額を出してみた。収入はほぼ予算どおり。

　　　　支出は予算内でおさまる。維持管理費、備品費とも十数万残る予定

【要望事項】

(１)利用者がいろいろと物を持ち込み何も言わずに置いていくので把握できないものが沢山置いたままになっている。原則として物は持ち帰ると利用規定には書いてあるので利用者にはお願いをする。

(２)いこいのつつじより備品費が余っているならレコード２０,０００円分くらいを負担してほしいとの要望があった。何年か前にも数回購入している。しかし、■■自治会長が総会でレコードの予算の承認を得ていないので出せないと却下された。来年度の予算ではその２０,０００円の予算をとるようにする。

(３)副委員長(会計)より

ふれあいセンター管理委託契約書にある軽微な修繕についてどの範囲までかを市役所へ確認をしたらそれから新しく協定書として変更しており詳しく書いてあった。軽微な修繕工事以外の修繕費は市役所が負担するとなっており、先日自治会で負担した空調機修理代は市役所が負担するものだったので■■自治会長が後日市役所へ交渉することになった。ついでにスクリーンの修理も市役所で負担してもらえるか一緒に確認をしてもらい、自治会で負担するなら取り替えた場合と修理した場合を見積もる予定。

　　　　あと、空調機を取り替える為に積み立てていた修繕準備金３７４万円は使わなくなったので自治会で負担するものをその積立金から使えばいいのではないかということになった。具体的に今、必要なものはカーテン。建設以来、一度も交換も洗濯もしていないので新しいものに取り替えてほしいとの要望があった。レーンにつなぎの部分がありカーテンを開け閉めする時に引っかかるのでそれも修理してほしいとのことだった。

　　　　今後もそういう費用にあてたらどうか。

そして今回のように契約書等の文書があったりなかったりする。大事な書類はコピーをしてふれあいセンター管理担当が保管し、本文書はファイルに閉じて集会所の事務室に置かせてほしい。そうすれば誰もが確認できる。そのことを総会議案に掲載したらどうか。

会議報告

１１月１５日（日）に第２回ふれあいセンター管理運営委員会を開催した。

【要望事項】

副委員長の■■さんが、ふれあいセンター管理委託契約書にある軽微な修繕は自治会が負担するについてどの範囲までかを市役所へ確認をしたらそれから新しく協定書として変更しており詳しく書いてあった。軽微な修繕工事以外の修繕費は市役所が負担するとなっており、先日自治会で負担した空調機修理代は市役所が負担するものだったので■■自治会長が後日、市役所へ交渉しに行く。ついでにスクリーンの修理も市役所で負担してもらえるか確認をする。

空調機を取り替える為に積み立てていた修繕準備金３７４万円は使わなくなったので自治会で負担するものをその積立金から使えばいいのではないか。今、必要なものはカーテン。建設以来、一度も交換も洗濯もしていないので新しいものに取り替えてほしいとの要望があった。レーンにつなぎの部分がありカーテンを開け閉めする時に引っかかるのでそれも修理してほしいとのこと。今後もそういう費用にあてたらどうか。そして今回のように契約書等の文書があったりなかったりするので大事な書類はコピーをしてふれあいセンター管理担当が保管し、本文書はファイルに閉じて集会所の事務室に置かせてほしい。そうすれば誰もが確認できる

　　　　↓

・空調機修理代は市の来年の予算から返却される。

・スクリーンは自治会負担。メーカーが既に倒産しているようでそのメーカーの修理を扱っている業者を探し出せなかったので新品に取り換えた場合の見積りをとる。

・カーテンを新しく取り替えた場合、レールの修理を見積りする。

・大事な文書は集会所事務室にて保管する。